Henkilöt toimivat useassa eri toimipisteessä, sekä satunnaisesti myös etätyö on mahdollista. Kaikki eivät siis ole edes tavanneet toisiaan oikeassa elämässä. Tällöin organisaation sisäisen viestinnän sujuvuudella on korostunut merkitys.
Itse olen aiemmin työskennellyt niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla hyvin eri kokoisissa organisaatioissa 2000-luvun alusta lähtien. Organisaation sisäinen viestintä on aina omalta osaltaan haaste liittyen pelkästään jo erilaisiin tulkintatapoihin. Sisäistä viestintää ja kommunikointia edesauttavat yhteisesti sovitut selkeät toimintatavat ja siihen liittyvät työkalut. Aiemmin kokemukseni sisäisen viestinnän työkaluista on ollut se, että on otettu kokeellisesti käyttöön jokin sovellus ja X-ajan päästä on otettu uusi sovellus käyttöön parempien ominaisuuksien toivossa.
Haasteita ovat olleet:
- Sovellus on ollut vaikea ottaa käyttöön tai sen käyttöliittymä on ollut monimutkainen. Tarvitsee esimerkiksi käyttökoulutuksen.
- Sovellus on ollut suppeiden ominaisuuksiensa vuoksi sellainen, että se ei ole ratkaissut käytännön tasolla sisäisen viestinnän tarpeita.
Miksi Slack on niin hyvä?
Slack mahdollistaa pikaviestintäkeskustelun yksittäisen tai useamman henkilön kanssa yksityisesti tai julkisesti sovelluksen sisällä. Keskustelu on yleensä julkista, jolloin kaikki pysyvät ajan tasalla puheenaiheista, eivätkä asiat jää makaamaan sähköposteihin. Slackissa on mahdollista perustaa ja nimetä esimerkiksi johonkin projektiin oma kanava, jolloin keskustelut liittyvät tähän yhteen aihepiiriin. Kanaviin voi joko liittyä tai erota sen mukaan, miten myös itse järkeväksi näkee. Omassa organisaatiossamme on sisäisen viestinnän kannalta hyvä, että on esimerkiksi koko organisaatiolle yhteinen kanava tai vaikka pelkästään CH5-asioihin liittyen. Isompien asiakasprojektien kohdalla käytämme luonnollisesti omia kanavia, jotta kaikki projektiin liittyvät henkilöt saavat saman informaation. Slack rohkaisee ja osallistaa tekijöitä keskinäiseen viestintään ja tätä kautta vahvistaa yhteisöä
Yhtä helppo kuin Facebook
Viestit jäävät talteen, mutta toisaalta niitä voidaan myös muokata tai poistaa. Oman profiilin asetuksissa voi helposti kuvakkeessa kertoa myös statuksensa; sairaana, etätöissä, kokouksessa etc ja luonnollisesti näkyvissä on myös online-tila vihreällä kuvakkeella.
Slackin voi ottaa käyttöön myös ilmaisversiona ja sen käyttöönotto ja käyttäminen on helppoa. Mikäli osaat käyttää Facebook:kia niin varmasti osaat käyttää myös Slackia. Lisäksi esimerkiksi palaveriin voi liittyä skype-tyyppisesti Slack-puhelulla. Kahden hengen väliset puhelut ovat kaikkien käytettävissä, kun taas ryhmäpuhelut on rajattu maksulliseen versioon
Slack tarjoaa myös liitännäisiä ulkoisiin palveluihin kuten esimerkiksi Dropboxiin ja Twitteriin.
Kyseessä on siis suositeltava työkalu toimialasta riippumatta, mutta aina on myös oleellista sopia organisaation yhteisistä käyttötavoista!
Anna Uusiheimala