Hosting-ratkaisuja omaan sähköpostiin, sivustoon tai sovellukseen voi ostaa, vaikka ei olisi alan ekspertti. Annika Kastin blogi opastaa aloittelijaa hostingin hankinnassa.
Hosting-palvelua on usein aika vaikea ostaa, koska palveluntarjoajat myyvät teknistä palvelua kapasiteetteineen, mutta asiakkaat usein haluaisivat vain saada toimivan kokonaisuuden, jossa on huomioitu asiakkaalle tärkeät asiat. Lisäksi ostoprosessia vaikeuttavia termejä tuntuu vilisevän enemmän kuin omaksi tarpeeksi niin englanniksi kuin suomeksikin: Shared, Dedicated, VPS, Cloud, Managed, Virtuaalipalvelin, oma palvelin, pilvi?
Yksinkertaisimmillaan hostingia voi ostaa kärjistäen joko kapasiteettina (IaaS) tai palveluna (PaaS). Peruskäsitteet on hyvä tuntea, jotta ymmärtää mitä mihinkin palveluun sisältyy. Peruskäsitteitä voi kerrata tai ottaa nämä haltuun blogistamme.
Työssäni keskustelen paljon verkkosivujen ja -palveluiden julkaisemisesta hyvinkin erityyppisten organisaatioiden kanssa. Olen huomannut, että hosting-palveluiden ja -palveluntarjoajien valinta näyttää olevan hankalaa, mikäli omaa luottokumppania ei ole.
Monesti keskustelujen aloituksen yhteydessä asiakas ja ostaja viestii, että hänen on vaikea ymmärtää aiheesta tarpeeksi tehdäkseen päätöksiä. Lähtötilanteessa usein googlataan aiheesta ja huomataan, että tarjoajia löytyy pilvin pimein, niin kotimaisia kuin ulkomaisia. Vertailu on haastavaa ja aikaa vievää, kun erilaisia ratkaisuja on tarjolla laidasta laitaan.
Määrittele tarpeet oman organisaation kesken
Alkuun on hyvä määrittää yksinkertaisesti oma tarve: mihin sovellukseen, sivustoon tai sähköpostiin haetaan alustaa. Nämä kaikki tarvitsevat tietyn määrän kapasiteettia (muistia ja levytilaa) palvelimelle, ja toki niitä tulee miettiä. Kapasiteettiasioita paljon oleellisimpia kysymyksiä ovat kuitenkin mm. kuka valvoo, että kaikki toimii palvelimella, miten ongelmiin reagoidaan, kuka tekee tietoturvapäivitykset, eli hoitaa talonmiehen hommat sen jälkeen, kun hieno ohjelmistoprojekti on valmistunut.
Onko omassa organisaatiossa osaamista nimenoman palvelimien ylläpitoon?
Mikäli ei ole, kannattaa palvelin ostaa palveluna, ei rautana. Esimerkiksi tietoturvapäivitysten kriittisyyttä ei kannata aliarvioida.
Onko kotimaisuus tärkeä tai jopa välttämätön?
Jos ostopäätöksen ainoa kriteeri on hinta, niin silloin kotimaisuutta ei välttämättä nähdä tärkeänä. Itse en sano, että kannattaa maksaa enemmän, jos laadukasta palvelua saa muualta. Usein kuitenkin esimerkiksi asiakaspalvelu, sopimusehdot, ongelmanratkaisukyky ja vasteajat ovat niin ratkaisevia, että kumppaniksi onneksi valikoituu suomalainen yritys. Toinen asia mikä tietenkin tulee ottaa huomioon ovat velvollisuudet, jotka esimerkiksi EU-tietosuojalain myötä vaikuttavat siihen, että palvelimien tulisi sijaita Suomessa.
Lisäksi voimme kysyä tuleeko ulkomailla esimerkiksi Amazonissa oleva palvelinratkaisu halvemmaksi. Usein Amazonia varten asiakas tarvitsee tyypillisesti konsultteja tekemään palvelimien valvonnan ja päivitykset näin ollen hintavertailu pitäisi tehdä Amazon + konsultti (tai yrityksen oma työvoima) vs. palvelimen ylläpidon ulkoistaminen suomalaiselle hosting-alan yritykselle.
Kumpi painaa vaakakupissa enemmän uptime -lupaukset vai ongelmien ratkaisukyky?
Monet hosting-tarjoajat lupaavat 99,9 prosentin uptimea, ja itse asiassa varmasti useat sen toteuttavatkin. Mutta jos juuri se 0,1 prosentin kaatumisajan osuus osuu kriittisen mainoskampanjan ajaksi niin, kuinka ongelma ratkaistaan? Varmasti moni on kokenut suomalaisen verkkokaupan jumittamisen joulun alla – ”server is under maintenance”. Itseltäni on ainakin muutama kulho jäänyt ostamatta verkkokaupan toimimattomuuden takia. Mainosbannerien teho haihtuu saman tien.
Mikään tekniikka ei ole 100-prosenttinen eikä edes 99,9-prosenttinen. Varminkin tekniikka pettää joskus. Silloin tärkeimpään rooliin astuu hosting-kumppanin ongelmanratkaisukyky ja se, että kumppani on mahdollista saada kiinni 24/7.
Mitä resursseja tarvitaan, pitäisikö palvelun skaalautua
Skaalautuvuus on päivän trendi – älä maksa turhasta. Esimerkiksi mainoskampanjoiden ajan skaalautuvat palvelimet ovat erittäin tärkeitä, jotta suuret kävijämäärät eivät kaada palvelua. Sitä paitsi, kuka nyt haluaisi maksaa liikaa käyttämättömistä resursseista?
Usein luvataan myös rajattomia resursseja, mutta ovatko lupaukset totta. Toisaalta jos rajattomia resursseja tarjotaan, onko oikeasti siihen tarve? Juurikin pelkän kapasiteetin myyminen on hosting-alan tapa, vaikka oikeasti asiakas ei tarvitse kapasiteettia vaan luotettavaa palvelua, jossa vikatilanteet ratkaistaan nopeasti.
Haasta potentiaaliset palveluntarjoajat
Kun oma tarve on määritelty ja tietyt peruskriteerit palvelulle asetettu, haasta palveluntarjoaja. Kysy palveluntarjoajalta, minkälainen palvelu ja palvelukokonaisuus sopisi juuri teille. Asiantuntijat osaavat neuvoa. Näin saadaan karsittua ”jyvät akanoista”.
Selvitä, miten vastuut jakautuvat (ohjelmistojen päivitys jne.). Vastuista sopiminen kannattaa tehdä ennen hosting-ratkaisun ostoa. Ei ole itsestään selvää, kuka esimerkiksi tekee kriittiset ohjelmistopäivitykset.
Minkälaista tukea palveluntarjoajalta saa? Onko sähköposti ainoa tukipyyntökanava ja kuinka nopea on tukipyyntöihin reagointi? Milloin asiakaspalvelu on auki, onko mahdollista saada 24/7-tukea? Tee pistokoe, vastaako asiakaspalvelu puhelimitse tai chatissä?
Tärkeä asia ovat sopimuskaudet: pitääkö palveluun sitoutua kuinka pitkäksi aikaa, onko sopimus jatkuva vai määräaikainen ja kuinka irtisanoa sopimus. Peruskauraa, mutta monelta jää lukematta sopimusehdot, vaikka ne eivät olisi pientä printtiä.
Hinnan ei tulisi olla ratkaisevin tekijä – halvin voi lopulta olla kallein. Kun tarve yllättää niin alkuun riittää, kun kysyt meiltä.